TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện là thực hiện các chương trình hoạt động về nhiều lĩnh vực đa dạng như kinh doanh, giải trí, thể thao… qua các hình thức như hội nghị, họp báo, triển lãm trưng bày hay lễ hội… để truyền đi những thông điệp chính của những người làm sự kiện.

Tuy nhiên muốn tổ chức sự kiện thành công cần rất nhiều thời gian, công sức, ý tưởng cũng như trang thiết bị… và chắc chắn không phải điều dễ dàng.SƠN TRANG Events là một trong những công ty hàng đầu về tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo với hơn 13 năm kinh nghiệm hoạt động đảm bảo sẽ giúp cho công việc tổ chức sự kiện dễ dàng hơn bao giờ hết!

Tổ chức sự kiện rất phổ biến trong tất cả các lĩnh vực của đời sống

Tổ chức sự kiện chính là thực hiện các phần của một sự kiện bắt đầu từ lúc hình thành ý tưởng tới khi hoàn thiện và kết thúc chương trình. Điều này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng khách hàng mục tiêu. Các sự kiện còn có mục đích đặc biệt hơn, chính là để đánh bóng cho thương hiệu của nhãn hàng nhằm tăng doanh số bán hàng.

Các mục đích chính của sự kiện thường là:

• Hỗ trợ truyền thông, xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp, giúp cải thiện và thay đổi nhận thức của công chúng.
• Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp

Loại hình sự kiện triển lãm

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Chính bởi vậy, tổ chức sự kiện thường có độ “bao phủ” rộng lớn gồm nhiều lĩnh vực như:

• Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
• Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
• Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
• Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
• Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
• Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
• Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
• Festive events: Lễ hội truyền thống, lễ hội thường niên, liên hoan, Festive,…
• Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
• Meetings: Là các buổi gặp gỡ thảo luận, gặp mặt giao lưu, họp hành, hội thảo,…
• Seminars: Là các buổi hội thảo học thuật chuyên đề
• Workshops: Bán hàng
• Conferences: Là các buổi Hội thảo
• Conventions: Là các buổi Hội nghị
• Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
• Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
• Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
• Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
• Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Tổ chức sự kiện cần thực hiện theo quy trình một cách chặt chẽ

Việc tổ chức sự kiện cần được lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Có như vậy sự kiện mới diễn ra một cách thành công và hạn chế được những rủi ro đột xuất, không may có thể xảy ra gây thất bại nặng nề cho sự kiện.

Thiết lập mục tiêu cho sự kiện

Khi nói tới quy trình, bước đầu tiên cần phải chú ý chính là thiết lập các mục tiêu. Khi đã nắm được mấu chốt vấn đề và đích đến cần đạt được bằng những mục tiêu rõ rang thì những bước sau đó sẽ càng trở nên dễ dàng hơn.

Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Với sự kiện, đội ngũ nhân sự bao giờ cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện. Đặc biệt, người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối tất cả những hoạt động trong sự kiện cũng nắm vai trò vô cùng quan trọng.

Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện

Tuỳ thuộc vào tính chất sự kiện, cần xác định thời gian phù hợp, chú ý tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo; kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính đồng thời phải tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện để lựa chọn vị trí thích hợp nhất đảm bảo về cả mỹ quan và thời gian di chuyển.

Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện

Một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn sẽ giúp cho sự kiện trở nên độc đáo và nổi bật hơn cả.  Yêu cầu đặt ra với đội tổ chức sự kiện là cần tập trung sáng tạo tên sự kiện, đó sẽ là một khẩu hiệu thương hiệu ngắn và đáng nhớ để mô tả sự kiện. Tiếp đó thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Bước lập kế hoạch tổng thể đóng vai trò là một trong những bước quan trọng nhất. Bằng những thông tin đã được tổng hợp và đưa ra từ bước trước đó để làm bản kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Hãy chú ý tất cả các khoảng thời gian trước trong và sau sự kiện đều không được bỏ sót.

Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Thiết lập ngân sách là vô cùng khó, do vậy việc này cần phải được dự trù tính toán đầy đủ cho tất cả các hạng mục chính trong kế hoạch. Đặc biệt cần lưu ý thêm đầy đủ các khoản phí phát sinh như du lịch, chỗ ở cho khách hàng đặc biệt…

Xin tài trợ

Xin tài trợ cho tổ chức sự kiện là một trong các khâu quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Khi chuẩn bị xin tài trợ bạn không nên lao ngay vào việc gửi email, gọi điện thoại hay xin gặp mặt một cách dồn dập. Hãy đặt lại những câu hỏi như:

“Hình ảnh của tổ chức tôi đang đại diện là gì?”

“Đối tác của tôi là ai?”

“Tôi cần biết những gì về họ?”

“Mục đích chính của tôi là gì?”

Khi nắm được những câu hỏi này thì phần việc còn lại sẽ đơn giản hơn rất nhiều, nó giúp bạn đi đúng trọng tâm và gây ấn tượng tốt với đối tác. Đừng quên thể hiện rõ ràng những công việc mà mình sẽ cùng giải quyết với đối tác. Hãy cho họ thấy sự chủ động và nhiệt tình của bạn. Tuy nhiên, nếu chỉ có vậy thì chưa đủ để xin tài trợ thành công, vì thế SƠN TRANG Events sẽ “mách” bạn một số tips nhỏ để cuộc đàm phán trở nên thuận lợi hơn.

Nguyên tắc đầu tiên bạn cần thể hiện cho đối tác của mình chính là “win – win”, bạn cần cho đối tác thấy việc hợp tác với bạn đem lại cho họ những lợi ích thiết thực nào. Chắc chắn không ai lại bỏ qua một cơ hội tốt dành cho mình. Tiếp theo, khi tiếp cận đối tác, sự rõ ràng trong quan điểm và thể hiện hiểu biết của mình với họ sẽ là một điểm cộng lớn. Việc đó chứng tỏ bạn là một người nghiêm túc trong công việc và có thái độ chuyên nghiệp. Từ những gì bạn thể hiện đối tác sẽ có đánh giá tiêu cực hoặc tích cực hơn về tổ chức mà bạn đang đại diện. Khi gửi thư, email cho đối tác phải luôn nhớ rằng hình thức là điều quan trọng không kém gì nội dung. Bạn cần đảm bảo mọi thứ thật chuẩn chỉnh trước khi gửi nó tới đối tác. Còn đối với những cuộc gặp mặt trực tiếp, những lưu ý bạn không nên bỏ qua SƠN TRANG Events cũng đã nêu rõ ở trên. Bạn hãy giữ cho mình thái độ tự tin, nhiệt tình và đừng quên thể hiện rõ ràng ý muốn của mình cũng như “show” rõ được lợi ích của đối tác khi cùng hợp tác với bạn. Nắm được những điều này, chắc chắn việc xin tài trợ cho sự kiện của bạn không còn là điều gì quá phức tạp nữa.

Truyền thông cho sự kiện

Quảng bá được xem là bước không thể bỏ qua trong bất cứ quy trình tổ chức sự kiện hay hội nghị nào. Hãy bắt đầu quảng bá trực tuyến từ chính những kênh online của bạn như website, email hoặc các kênh mạng xã hội. Sau đó bạn cần lên kế hoạch cho những quảng cáo trả phí để mở rộng việc quảng bá của mình đồng thời khuyến khích khách hàng tham gia.

Sau sự kiện. cần gửi lời cảm ơn và tri ân tới các nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông cho sự kiện cũng như có thêm thông cáo báo chí và các bài viết truyền tải các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.

Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Việc đánh giá hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu. Sau đó dựa trên những kết quả thực tế từ sự kiện để tiến hành so sánh đồng thời tổng hợp với toàn đội để nhận xét và cùng rút kinh nghiệm.

Đội ngũ nhân sự SƠN TRANG Events

SƠN TRANG Events tự hào là một trong những công ty hàng đầu hoạt động về lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ mỗi năm. Không chỉ nhứng sự kiện Nhà nước như lễ kỷ niệm thành lập, lễ trao tặng danh hiệu… mà chúng tôi còn tổ chức các sự kiện doanh nghiệp như Lễ khởi công động thổ, mở bán bất động sản, sự kiện ra mắt sản phẩm …

Với 3 chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng và Sài Gòn, SƠN TRANG Events tự tin luôn luôn sẵn sàng đáp ứng tốt nhu cầu tổ chức sự kiện trên Toàn quốc bằng chính những dịch vụ chuyên nghiệp và đội ngũ nhân sự tận tâm, giỏi chuyên môn.

SƠN TRANG Events cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm:

• Lên ý tưởng kịch bản chương trình
• Xin giấy phép tổ chức
• Địa điểm tổ chức
• Trang thiết bị
• Nhân sự phục vụ
• Truyền thông, quảng cáo

…

Một điểm cộng trong dịch vụ tổ chức sự kiện ở SƠN TRANG Events chính là hệ thống trang thiết bị được đầu tư đáng kể cả về số lượng và chất lượng với những model mới và hiện đại bậc nhất. Một điều mà không phải công ty sự kiện nào cũng có. Do đó, Quý khách tiết kiệm được kha khá chi phí khi sử dụng dịch vụ của HoaBinh Events bởi hệ thống thiết bị có sẵn chứ không phải đi thuê lại qua một bên trung gian khác.

Đó là những lí do giúp SƠN TRANG Events nhận được sự tín nhiệm của nhiều cơ quan ban ngành như Bộ Y Tế, Bộ Giáo Dục, Bộ Giao thông vận tải…và các doanh nghiệp trong và ngoài nước như: Antao, Unicity, Gcoop, FLC, Brother, Habeco…

Khi quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với SƠN Events theo Hotline – 097.3824.086 để được tư vấn chi tiết cụ thể và hỗ trợ trọn gói!

>>> Xem thêm: Tổ chức hội nghị – hội thảo